bookmark_borderELTAB – Die Tauschbörse für Bibliotheken

Weil vermutlich viele kleinere Bibliotheken sehr davon profitieren könnten, ich aber das Gefühl habe, dass viele die Plattform nicht kennen, wollte ich mal auf die Tauschbörse ELTAB hinweisen.

ELTAB (Elektronische Tauschbörse für Bibliotheken) ist eine bei der UB Karlsruhe gehostete Plattform zum Tausch von nicht mehr benötigten Medien zwischen Bibliotheken. Teilnehmen können alle Bibliotheken mit ISIL, aber auch Bibliotheken ohne können sich registrieren und werden freigeschaltet. Nicht öffentlich zugängliche Bibliotheken können Medien nur anbieten, öffentliche auch bestellen. Die meisten teilnehmenden Bibliotheken liegen in Deutschland, einige gibt es aber auch im gesamten deutschen Sprachraum und auch einige wenige in anderen Ländern. Der überwiegende Teil der teilnehmenden Bibliotheken sind Behörden-/Spezialbibliotheken, Landesbibliotheken und Wissenschaftliche Bibliotheken.

Die Arbeit mit ELTAB

Sobald das Konto freigeschaltet ist, können weitere Zugänge für Mitarbeiter*innen angelegt, Dubletten eingestellt und bestellt werden. Vorab: Es gibt keine Pflicht, dass jede bestellende BIbliothek auch ihre Dubletten einstellt – schön ist es aber natürlich.

Grundsätzlich ist eine Erhebung von Kosten nicht vorgesehen, bei größeren Mengen und Formaten behalten sich aber viele Bibliotheken vor, um eine Erstattung der Versandkosten zu bitten. Bei der Bestellung von Medien lässt sich auch eine Checkbox anhaken, die die gebende Bibliothek darauf hinweist, bei der Erhebung von Versandkosten vorher Rücksprache zu halten.

Meine Erfahrung ist, dass nur selten Versandkosten erhoben werden, ich selbst habe bislang nur bei wenigen Sendungen ins Ausland oder großen Mengen von Medien (> 10 Bände) um eine Ersattung gebeten. Selbst das sollte aber in der Regel kein Problem sein – in ein Paket für 15 Euro passen deutlich mehr Bücher, als es im Buchhandel für 15 Euro gibt 😉

Die Bestände sind natürlich sehr unterschiedlich: Es gibt AV-Medien, Dissertationen, Monografien und Zeitschriften, dabei ist alles dabei von ausgesonderten Bibliotheksexemplaren über nicht benötigte Geschenke und von Zeit zu Zeit sogar frisch erschienene Verlagsexemplare. Aus dem Kreis der teilnehmenden Bibliotheken ergibt sich, dass das Angebot eher für Bibliotheken mit Sammlungsauftrag interessant ist als für Öffentliche Bibliotheken mit Anspruch auf aktuelle Werke – Romane etc. sind eher selten.

Beim Einstellen können sowohl alle Felder von Hand befüllt werden, es gibt aber auch Schnittstellen zu verschiedenen Katalogen, sodass nach der Eingabe bspw. des Titels oft viele Daten bspw. aus dem KXP übernommen werden können.

Durchsucht werden können die Bestände online, es ist aber auch möglich, für einzelne Bibliotheken Verzeichnisse in den Formaten CSV, JSON oder PDF zu erstellen.

Neue Medien im Blick behalten

Hier möchte ich noch eine Möglichkeit vorstellen, Literatur zu bestimmten Themen bzw. Begriffen im Blick zu behalten.

Unter Suchen (mit einem oder mehreren Ergebnissen) wird ein RSS-Feed angeboten, mit dem alle in Zukunft eingestellten Medien zu diesen Stichwörtern bspw. in Outlook oder einem RSS-Reader angezeigt werden können.

Die URLs sind nach diesem Schema aufgebaut:

  • Alle Felder durchsuchen: eltab.ub.uni-kl.de/de.rss?any=SUCHBEGRIFF
  • Titel durchsuchen: eltab.ub.uni-kl.de/de.rss?title=SUCHBEGRIFF&author=&isbnorissn=&series=&publisher=&dissertationnote=&datefrom=&dateuntil=&publicationplace=&createdfrom=&createduntil=&order_number=

Für Outlook und ggf. andere RSS-Reader muss noch das Protokoll (https://) ergänzt werden.

Eine kleine Warnung sei an dieser Stelle aber ausgesprochen: „Nieders“ entspricht der Katalog-Suche nach Nieders*, durchsucht aber alle Felder – auch die abgebende Institution. Es kann also durchaus vorkommen, dass ein Werk außer der abgebenden Institution („Niedersächsisches Landesarchiv“) keinen Bezug zu Niedersachsen hat. Mit den Feeds lässt sich das Aufkommen aber schon sehr gut vorfiltern. Während in der letzten Woche über 1.000 Medien eingestellt wurden, haben meine (ca. 10) Feeds nur rund 20 Medien ausgegeben.

Lohnt sich das?

Grade für kleinere Bibliotheken mit geringem Budget lohnt sich die Teilnahme an ELTAB meiner Ansicht nach unbedingt, um die eigenen Bestände zu erweitern. Gleichzeitig ist die Teilnahme natürlich eine tolle Möglichkeit, die eigenen nicht (mehr) benötigten Medien einem guten Zweck zuzuführen, ohne sich dem Aufwand eines Bücherflohmarktes auszusetzen. Beachtet werden sollte allerdings, dass ein eingestelltes Medium nicht unbedingt zeitnah bestellt wird, unter Umständen auch nie. Meine Beobachtung ist, dass viele Bibliotheken die Neuzugänge wohl über RSS auswerten – jedenfalls werden die von mir eingestellten Dubletten auffällig häufig wenige Stunden oder Tage nach dem Einstellen bestellt.

Was leider noch nicht funktioniert, ist ein Import ganzer Listen im XLSX- oder CSV-Format – aber ich gebe die Hoffnung nicht auf 😉

bookmark_borderNoch mehr zu gendergerechter Sprache

bookmark_borderAbout archives

Kleine Auf- und teilweise Richtigstellung einiger populärer, vor allem bei Schriftsteller*innen verbreiteter Mythen über Archive.

Widersprechen würde ich nur beim Abschnitt „Sorting systems“, aber da passt eigentlich auch nur die Überschrift nicht. (Betrifft eher Signaturen, nicht Pertinenz- und Provenienzprinzip)

bookmark_borderBibliothekstag*e

Auf Openpetition läuft derzeit die Petition Zeitgemäßer Name für den „Bibliothekar“tag. Auf das Thema muss ich, denke ich, nicht weiter eingehen. („Bibliothekartag“ war auch schon seltsam, bevor gendergerechte Sprache konservative Mitbürger*innen in den Genderwahn getrieben hat, der Frauenanteil in der „Branche“ ist doch nicht zu vernachlässigen…)

Auch auf die Diskussion auf InetBib will ich nicht näher eingehen – da war alles dabei, von totaler Zustimmung bis totaler Ablehnung, ist nur leider irgendwann in’s Absurde abgeglitten. Inklusive der strikten Ablehnung der Sternchen-Lösung, die so niemand vorgeschlagen hatte. (Aber was weiß ich schon, ich hab‘ Latein nur in der Schule gehabt.)

Wenn doch Interesse besteht, das Listenarchiv ist offen, viel Spaß. (Sind aber auch einige interessante Sachen drin, geschichtliche Aufarbeitung der Geschichte des Kongresses und Beispiele für andere, von der Gesellschaft unbemerkte Umbenennungen zum Beispiel. Ein Worst/Best-of der Diskussion gibt’s auf Twitter.)

In dem Sinne, drei kleine Links:

  • Armin Wolf: Ist Gendern der „Tod der Sprache“? (Spoiler: Nein)
    • Jede Variante, die ich oben beschrieben habe, ist besser als das ignorante generische Maskulinum.
  • Mela Eckenfels: Quellen zu nicht-diskriminierender Sprache
    • Eine Linksammlung zu Quellen, die helfen, auf diskriminierende Formulierungen zu verzichten, bzw. dafür zu sensibilisieren.
    • Interessant, weil nicht nur Tipps zu gendergerechter Sprache, sondern auch zur Vermeidung u.a. rassistischer und ableistischer Formulierungen
  • Stiftung gegen Rassismus und Antisemitismus (GRA): GRA-Glossar
    • Journalisten, Lehrkräfte, Schüler, Studierende, Politiker und historisch Interessierte können mittels des GRA-Glossars Herkunft, aktuelle Bedeutung und Konnotationen von belasteten oder vermeintlich belasteten Wörtern schnell und einfach abfragen.

bookmark_borderTagungsband zum Deutschen Archivtag 2019

Nach meinem Urlaub konnte ich gestern den Tagungsband zum 89. Deutschen Archivtag („RECHTsicher – Archive und ihr rechtlicher Rahmen“) aus der Post holen. (KXP, demnächst garantiert mit Inhaltsverzeichnis und/oder Aufsätzen)

Auch, wenn sicher viele Aufsätze relevant sind (Recht auf Vergessen, DSGVO), ist der Band ziemlich theoretisch – deshalb möchte ich die vier Beiträge hervorheben, die ich besonders interessant finde. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit, auch wenn ich über die Abstracts hinaus gehe, genauere Seitenzahlen sind demnach selbst herauszufinden 😉

Felicitas Söhner: „Forschungsethische Anforderungen und Standards bei der Archivierung von Zeitzeugendokumenten“ (S. 137-152)

Während viele Archive Zeitzeugeninterviews in ihren Beständen haben, werden sie doch in (gefühlt?) verhältnismäßig wenigen aktiv gesammelt oder gar erstellt. Söhner stellt als zentale Punkte heraus:

  • Informiertes Einverständnis, Freiwlligkeit: Gesprächspartner*innen müssen von Anfang an über den Forschungszweck und die Verarbeitung ihrer Interviews informiert und damit einverstanden sein. Sie müssen jederzeit die Möglichkeit haben, ihr Einverständnis zurückzuziehen – die entstandenen Daten müssen dann vernichtet werden. Dabei weist Söhner auch darauf hin, dass das informierte Einverständnis auf Probleme stoßen kann, wenn die Gesprächspartner*innen die Bedingungen nicht verstehen. Ähnliche Probleme sehe ich bei Menschen, die bspw. eine Demez entwickeln, die aber möglicherweise noch genaue Erinnerungen an bestimmte Ereignisse wiedergeben können.
  • Schadensvermeidung: Die Forschenden müssen dafür Sorge tragen, dass ihren Gesprächspartner*innen möglichst keine Schäden entstehen und von Vornherein über mögliche Schäden informieren. Insbesondere werden emotional belastende Forschungssituationen sowie Exkursionen genannt – hier ließe sich überlegen, ob bestimmte Fragen oder Themenkomplexe ausgenommen werden sollten, um Trigger zu vermeiden, die Traumata (wieder) auslösen können.
  • Sicherung von Anonymität und Vertraulichkeit: Die Vertraulichkeit der Daten sollte eine Selbstverständlichkeit sein, die Vermeidung oder zumindest Minimierung personenbezogener Informationen hingegen kann unter Umständen problematisch oder unmöglich sein. Eine vollständige Anonymisierung mag bei beispielhaften Erzählungen (z.B. Einwanderungserfahrungen) möglich sein. Ist das Ziel aber, eine bestimmte Lebensgeschichte zu erzählen, wird dies schwierig. Hier muss eine Abwägung zwischen zukünftigen Forschungsinteressen und den Interessen Drittern getroffen werden. (Passt zum Beitrag von Axel Metz, s.u.)

Für die Archive ergeben sich demnach als zentrale Aufgabenfelder:

  • Anonymisierung der Daten (soweit möglich und sinnvoll)
  • Überlassung der Rechte
  • Aufbereitung der Daten (Speicherung, Erfassung, Transkription, …)
  • Nutzung

Axel Metz: „Die Rechte der Nachkommen – oder: Schutz jenseits der Schutzfristen und die Konsequenzen für die Benutzung von Archivalien“ (S. 157-166)

Wie ist mit Archivalien umzugehen, deren Nutzung nicht die „klassischen“ Ausschlussgründe (Personenbezogene Daten, Erhaltungszustand und „Wohl des Staates“) entgegenstehen, nämlich schutzwürdige Belange Dritter? Diese Frage ist um so wichtiger, als dass mit neuen technischen Möglichkeiten Daten immer besser verknüpft und Erkenntnisse aus den verknüpften Daten gezogen werden können.

In seinem Beitrag macht Metz klar, dass der klassische Fall – von der Akte eigentlich nicht betroffene Personen, die aber identifizierbar sind (z.B. Kinder in einer Personalakte) seiner Ansicht zu eng gefasst ist. So wirft er etwa die Frage auf, ob die Information über eine vererbbare Krankheit nicht auch eine schutzwürdige Information ist, auch, wenn keine Kinder bekannt sind. Bei der Abwägung des Nutzungsinteresses und dem Schutz der Informationen sollte etwa auch berücksichtigt werden, ob die aus der Akte gewonnene Information publiziert und damit einem breiteren Publikum bekannt gemacht werden soll.

Als Beispiele nennt er den Prozess zur Veröffentlichung der Liste der Euthanasie-Opfer heran, (Bei Archivalia verlinkt und kommentiert) und die Einschätzung des Bayerischen Datenschutzbeauftragten zur Digitalisierung von Personenstandsregistern (Archivalia). Ob die von diesem geforderte Schutzfrist von 140 Jahren für Abstammungsinformationen wünschenswert wäre, sei dahingestellt – bislang scheint es sich hier eher um eine Einzelmeinung zu handeln.

Juliane Henzler, Christian Schlöder: „Der Umgang mit Deposita im Niedersächsischen Landesarchiv – Von den Möglichkeiten eines modularen Musterdepositalvertrages“ (S. 193-205)

Im Bereich der nichtstaatlcihen Bestände gibt es vermutlich in vielen Archiven solche mit ungeklärten Eigentumsverhältnissen – seien es ungefragt zugesendete Dokumente oder ganze Bestände, bei denen eine rechtzeitige Klärung versäumt wurde. Ich wage zu Behaupten, dass die meisten Archive solche „Leichen im Keller“ haben – teils wurden mündliche Absprachen nicht dokumentiert, teils sind Rechtsnachfolgen unklar, manche Familien „ausgestorben“, für einige Bestände gab es nie eine Übergabedokumentation, geschweige denn einen Depositalvertrag.

Die Vergangenheit lässt sich bekanntermaßen nicht ändern und nicht immer nachträglich entsprechende Verträge unterzeichnen – mit einem einheitlichen Vertrag lassen sich die Risiken aber für die Zukunft minimieren. Henzler und Schlöder stellen das im Niedersächsischen Landesarchiv verwendete Muster für einen solchen Depositalvertrag vor. Auch, wenn von Seiten des Archivs sicher häufig der Abschluss eines Schenkungsvertrags anzustreben ist, kann so eine rechtssichere Übernahme von Beständen als Depositum erzielt werden – mit Kostenbeteiligung des Depositars.

Andreas Nestl: „Rechtsfragen bei Übergabe und Nutzung nichtstaatlichen Archivguts“ (S. 207-217)

Nestl bearbeitet das gleiche Problemfeld, setzt aber den Fokus anders. Anhand verschiedener Fälle stellt er vor, wie die Eigentumsverhältnisse von Dokumenten aus rechtlicher Sicht sind und wie diese geändert werden können. Ebenso erklärt er, wie Archive mit Beständen umgehen sollten, bei denen eine Klärung oder ggf. nachträgliche Änderung der Eigentumsverhältnisse nicht möglich ist und welche Risiken hieraus entstehen.

Sonst noch

Hinweisen möchte ich auch noch auf den Beitrag von Francesco Gelati und Maren Richter zu „Archivierung von Forschungsrohdaten und deren Zugänglichmachung für die Wissenschaft“ (S. 115-119). Das Thema Forschungsdaten wird hierzulande bislang scheinbar vor allem von (Universitäts-) Bibliotheken bearbeitet, ich erwarte aber, dass das Thema mittelfristig auch für Archive relevanter wird. Sicher gibt es schon einige Projekte, gerade mit statistischen Daten, neben den Archiven wissenschaftlicher Institutionen (Forschungszentren/-gesellschaften, Universitäten und Hochschulen) dürfte das aber auch Bundesarchiv und Landesarchive ein Thema werden. Ich denke dabei vor allem an staatliche, nicht an Forschungsgesellschaften gebudene Institutionen wie das Thünen-Institut oder das RKI auf Bundesebene oder auf Landesebene an Forschungseinrichtungen wie die Forschungsstelle Küste. Der Beitrag ist zwar kurz, gibt aber immerhin einen groben Überblick über das Thema.

bookmark_borderZur Bürger-ID

Die Bundesregierung verfolgt die schon vor Jahren breit kritisierte Idee wieder, die Steuernummer zur einheitlichen Identifikationsnummer für Bürger:innen zu machen, allen Bedenken zum Trotz. Leider steht zu befürchten, dass dieses Vorhaben – anders als der nPA – kein Rohrkrepierer wird.

Enthalten sein sollen im verknüpften Register neben Namen und Geburtsdaten mindestens Geschlecht, Meldedaten und Staatsangehörigkeit, verknüpft werden sollen u.a. Melderegister, Ausländerzentralregister, Schuldner- und Anwaltsverzeichnis, und verschiedene sonstige Datenbanken (z.B. Führerscheinbesitzer, Waffenbesitzer, eID-Kartenbesitzer, Wohngeldempfänger, Bafög-Empfänger).

Ein bisschen Lesestoff zum Thema:

bookmark_borderForderungen zur Behördenkommunikation auf Social Media

Das entwickelt sich zur Serie – das Thema hatte ich ja schon zwei mal (Behörden auf Social Media – Stefan Brink meint es ernst mit dem Datenschutz und Forderungen zur Nutzung von Social Media durch Behörden), Netzpolitik.org hat ein schönes Beispiel dafür, wie Behördenkommunikation auf Social Media nicht funktionieren sollte:

Hamburger Polizei auf Twitter: Keine Nachfragen zugelassen (Marie Bröckling, Netzpolitik.org, 19.08.2020)

Die Polizei Hamburg reagiert über einen offiziellen Kanal auf Kritik, nachdem ein Video potentiell illegale Polizeigewalt zeigt, kündigt an, die Vorwürfe zu prüfen – und nutzt eine neue Funktion von Twitter, Antworten (und damit (kritische) Rückfragen) zu deaktivieren. Das erinnert mich fatal an den Irrglauben einiger Menschen, dass Meinungsfreiheit hieße, sie dürften alles behaupten und Meinungsfreiheit hieße, dass sie ein Recht darauf hätten, keine kritischen Reaktionen zu erhalten.

Passend dazu:

Innenministerium will Twitter-DMs schließen, wenn es vor Gericht gegen uns verliert (Arne Semsrott, fragdenstaat.de, 21.08.2020)

Das Innenministerium ist der Auffassung, Twitter-Direktnachrichten seien – anders als bspw. Mails an das Ministerium – „rechtlich irrelevante Korrespondenz“. Darüber könnte man sicher reden, einen besonderen Quellenwert haben die meisten Direktnachrichten sicher nicht – es gibt aber Hinweise, dass das Ministerium Verwaltungsprozesse zumindest über Direktnachrichten anstößt, indem es Nutzer:innen bittet, nähere Details zunächst per Direktnachricht mitzuteilen. Auch, wenn daraufhin nur hingewiesen wird, dass eine Anfrage nur per Mail beantwortet werden könnte oder das Ministerium gar nicht zuständig sei, dürfte es sich hier aber nicht mehr um „rechtlich irrelevante“ Vorgänge handeln.

Sollte das Verwaltungsgericht Frag den Staat bzw. der Open Knowledge Foundation insoweit Recht geben und das Ministerium zur Herausgabe entsprechender Vorgänge verpflichten – sofern dem keine Persönlichkeitsrechte entgegenstehen, hat dieses jetzt angekündigt, die Kontaktmöglichkeit über Direktnachrichten zu schließen. Kann man natürlich machen, ist im Sinne offener Kommunikation aber mindestens fragwürdig. Es wird scheinbar Zeit für eine einheitliche Regelung für (Bundes-) Einrichtungen zur Behandlung von Social Media…

bookmark_borderDateinamen-Rundumschlag

Weil ich immer mal wieder die ein oder andere theoretische Gruseligkeit zu Dateinamen höre oder praktisch sehe, möchte ich mal ein paar Punkte abgeben, die sich als sinnvoll erwiesen haben:

Umlaute in Dateinamen

Just do it. Einigermaßen aktuelle Betriebssysteme können damit umgehen und wenn es doch mal ein System gibt, das das aus Gründen technischen Rückstandes nicht kann, können diese auch unerfahrene Nutzer:innen bspw. mit dem Bulk Rename Utility problemlos auch für größere Dateimengen ändern. Für die lokale Datenhaltung ist das aber wirklich egal und dass andere Nutzer:innen noch Software verwenden, die seit mehreren Jahren keine Updates mehr erhält, sollte kein Grund sein, auf lesbare Dateinamen zu verzichten.

Ausnahmen sollten hier wirklich nur Systeme bilden, die (noch) alternativlos sind, etwa für die Langzeitarchivierung auf Archive.org – aber auch dort können wir wohl davon ausgehen, dass das „Problem“ mal behoben wird, nachdem Webserver mittlerweile (theoretisch) auch mit Umlauten in Domains umgehen können.

Zeichenkodierung

Speichert eure Dokumente als UTF-8. Nicht ASCII, nicht irgendein Windows-ANSI, kein ISO-whatever, UTF-8 hat mehr Zeichen, auch sonst reichlich Vorteile und ist schon länger De-facto-Standard.

Sortierung

Wie Dateien sortiert sein sollen, hängt natürlich immer ein bisschen von persönlichen Vorlieben und dem jeweiligen Anwendungsfall ab. In vielen Fällen wird eine chronologische Sortierung gewünscht sein, etwa bei Rechnungen oder Korrespondenz.

Hier empfielt es sich, nicht nur einen den Inhalt grob beschreibenden Dateinamen zu vergeben, sondern diesem das Datum „rückwärts“ voranzustellen: Jahr (viertellig) – Kurzbeschreibung – Dateiendung. Warum das sinnvoller ist? Mal ein Beispiel, wie die Dateiablage einer digitalen Nutzer:innenakte in einem Archiv aussehen könnte (am Beispiel einer Sammelakte für Erbenermittlungen):

  • Erbenermittlung Meiermüllerschmidt.docx
  • Erbenermittlung Meiermüllerschmidt(1).docx
  • Erbenermittlung Hinrichsen.docx
  • Erbenermittlung Meiermüllerschmidt(2).docx
  • Erbenermittlung Hinrichsen(1).docx

Ja, das kann man über das Datum „zuletzt geändert“ irgendwie sortieren – aber wirklich schön ist was anderes. Wie viel übersichtlicher ist doch das hier:

  • 2019-03-02 Erbenermittlung Meiermüllerschmidt.docx
  • 2019-08-07 Erbenermittlung Meiermüllerschmidt.docx
  • 2019-10-02 Erbenermittlung Hinrichsen.docx
  • 2020-07-02 Erbenermittlung Meiermüllerschmidt.docx
  • 2020-07-11 Erbenermittlung Hinrichsen.docx

Damit die Sortierung nach Dateinamen funktioniert, ist dabei die englische Schreibweise Jahr – Monat – Tag wichtig, für Jahr empfielt sich vierstellig. Dabei denke ich insbesondere an Materialzusammenstellungen, die auch mal ins 20. Jahrhundert oder noch weiter zurückgehen können und dennoch nach Entstehungsdatum sortiert werden sollen. Nach ISO 8601 empfielt sich als Trennzeichen der Bindestrich („-„).

Natürlich lassen sich die Dateinamen noch ergänzen, meinetwegen Abkürzungen verwenden, Inhalte genauer beschreiben:

  • 2019-03-02 EE Meiermüllerschmidt – Nachlass Müller.docx
  • 2019-08-07 EE Meiermüllerschmidt – Nachlass Schmidt.docx
  • 2019-10-02 EE Hinrichsen – Nachlass Friedrichsen.docx

Bei einer Ordnerstruktur, die nach Personen/Institutionen geordnet ist, entfällt die Institution im Namen natürlich ganz und der Dateiname „muss“ nur noch die genauen Inhalte beschreiben:

  • 2019-03-02 Nachlass Müller – Auskunft Sterberegister.docx
  • 2019-08-07 Nachlass Schmidt – Auskunft Melderegister.docx
  • 2019-08-07 Nachlass Schmidt – Rechnung.docx

Eine Ausnahme könnt ihr für besonders wichtige, „zeitlose“ Dokumente machen, die ihr immer oben halten möchtet. Deren Dateinamen könnt ihr verschiedene Sonderzeichen voranstellen, etwa #, @ oder _. Ich persönlich bevorzuge den Unterstrich, aber das ist Geschmackssache – und mit mehreren dieser Zeichen ließe sich sogar eine weitere Sortierung bauen.

  • _Ansprechpartner EE Meiermüllerschmidt.docx
  • 2019-03-02 EE Meiermüllerschmidt – Nachlass Müller.docx
  • 2019-08-07 EE Meiermüllerschmidt – Nachlass Schmidt.docx

Exkurs Ordnerstruktur

Insbesondere, wenn ihr wiederkehrende Betreffe habt, überlegt euch, ob ihr Sammelordner (also analog zu Sammelakten) haben wollt oder doch eher „Einzelfallakten“:

  • Anfragen Erbenermittler

oder

  • Anfragen
    • Erbenermittler Meiermüllerschmidt
    • Erbenermittler Hinrichsen

Kann beides seine Vorteile haben, aber entscheides es möglichst frühzeitig – nachträglich auseinander sortieren nervt, auch, wenn ihr euch die Arbeit mit ordentlich strukturierten Dateinamen erleichtert habt. Insbesondere für Angestellte im öffentlichen Dienst oder in größeren Unternehmen bietet es sich an, sich am jeweiligen Aktenplan bzw. der analogen Aktenführung in eurer Institution zu orientieren.

Ansonsten gilt auch für Ordner: Besonders wichtige Ordner lassen sich mit führenden Sonderzeichen „oben halten“:

  • _Vorlagen, Textbausteine
  • Anfragen
  • Bibliothek
  • Interne Dokumente

Versionierung

Ein leidiges Thema, wir haben wohl alle schon solche Dateinamen gesehen (und vielleicht sogar produziert:

  • Aufsatz.docx (Geändert: 13.09.2019)
  • Aufsatz fertig.docx (Geändert: 15.09.2019)
  • Aufsatz final.docx (Geändert: 14.09.2019)
  • Aufsatz final – korr.docx (Geändert: 15.09.2019)
  • Aufsatz final fertig print.docx (Geändert: 16.09.2019)

Dass das doof ist, dürfte selbsterklärend sein. Wenn also die Ordnung eine alphabetische sein soll, schreibt die Version der Datei hinten in den Dateinamen. Denn mit

  • Namensregister Sterberegister Region.xlsx
  • Namensregister Sterberegister Region (1).xlsx
  • Beispielformular.pdf
  • Beispielformular2.pdf
  • Beispielformular_aktuell.pdf

ist wirklich niemandem geholfen – insbesondere, wenn eine Version andere Versionen der Datei überflüssig (weil unvollständig) oder gar ungültig macht. Dann doch lieber so:

  • Namensregister Sterberegister Region 2020-07-03.xlsx
  • Beispielformular (Stand 2020-01-03).pdf

Zeitliche und thematische Nähen zu Beiträgen anderer Blogger sind rein zufällig.

bookmark_borderHilfsmittel zur Paläografie #1: Die Kurrentschreibmaschine

Das Projekt „Archivführer zur Deutschen Kolonialgeschichte“ bietet unter anderem auch eine „digitale Schreibmaschine“ für verschiedene alte Schriften an. Ziel des Tools ist es nicht, beliebige Texte zu übersetzen, sondern anhand der ausgewählten Buchstaben nach entsprechenden Wörtern im Bestand des Kolonialkorpus zu suchen. Tatsächlich handelt es sich also weniger um eine Schreibmaschine als um ein Tool zur visuellen Identifikation.

Folglich gibt es kein „richtiges“ Einbgabefeld, sondern Benutzer:innen müssen die Buchstaben, die sie „übersetzen“ wollen, anklicken. Das System kennt die Schreibschrift des 18. Jh., die Berthold Mainzer Fraktur, die Deutsche Kurrent, die Greifswalder, Ottilie und Wiegel Kurrent.

Auch eine Übersicht mit einigen Tipps und einer Alphabettabelle gibt es im Projekt.

Leider (scheinbar?) nicht Open Source.

(via Schmalenstroer und Ostalbum, ja, das ist nicht neu…)