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Dateinamen-Rundumschlag

Weil ich immer mal wieder die ein oder andere theoretische Gruseligkeit zu Dateinamen höre oder praktisch sehe, möchte ich mal ein paar Punkte abgeben, die sich als sinnvoll erwiesen haben:

Umlaute in Dateinamen

Just do it. Einigermaßen aktuelle Betriebssysteme können damit umgehen und wenn es doch mal ein System gibt, das das aus Gründen technischen Rückstandes nicht kann, können diese auch unerfahrene Nutzer:innen bspw. mit dem Bulk Rename Utility problemlos auch für größere Dateimengen ändern. Für die lokale Datenhaltung ist das aber wirklich egal und dass andere Nutzer:innen noch Software verwenden, die seit mehreren Jahren keine Updates mehr erhält, sollte kein Grund sein, auf lesbare Dateinamen zu verzichten.

Ausnahmen sollten hier wirklich nur Systeme bilden, die (noch) alternativlos sind, etwa für die Langzeitarchivierung auf Archive.org – aber auch dort können wir wohl davon ausgehen, dass das „Problem“ mal behoben wird, nachdem Webserver mittlerweile (theoretisch) auch mit Umlauten in Domains umgehen können.

Zeichenkodierung

Speichert eure Dokumente als UTF-8. Nicht ASCII, nicht irgendein Windows-ANSI, kein ISO-whatever, UTF-8 hat mehr Zeichen, auch sonst reichlich Vorteile und ist schon länger De-facto-Standard.

Sortierung

Wie Dateien sortiert sein sollen, hängt natürlich immer ein bisschen von persönlichen Vorlieben und dem jeweiligen Anwendungsfall ab. In vielen Fällen wird eine chronologische Sortierung gewünscht sein, etwa bei Rechnungen oder Korrespondenz.

Hier empfielt es sich, nicht nur einen den Inhalt grob beschreibenden Dateinamen zu vergeben, sondern diesem das Datum „rückwärts“ voranzustellen: Jahr (viertellig) – Kurzbeschreibung – Dateiendung. Warum das sinnvoller ist? Mal ein Beispiel, wie die Dateiablage einer digitalen Nutzer:innenakte in einem Archiv aussehen könnte (am Beispiel einer Sammelakte für Erbenermittlungen):

  • Erbenermittlung Meiermüllerschmidt.docx
  • Erbenermittlung Meiermüllerschmidt(1).docx
  • Erbenermittlung Hinrichsen.docx
  • Erbenermittlung Meiermüllerschmidt(2).docx
  • Erbenermittlung Hinrichsen(1).docx

Ja, das kann man über das Datum „zuletzt geändert“ irgendwie sortieren – aber wirklich schön ist was anderes. Wie viel übersichtlicher ist doch das hier:

  • 2019-03-02 Erbenermittlung Meiermüllerschmidt.docx
  • 2019-08-07 Erbenermittlung Meiermüllerschmidt.docx
  • 2019-10-02 Erbenermittlung Hinrichsen.docx
  • 2020-07-02 Erbenermittlung Meiermüllerschmidt.docx
  • 2020-07-11 Erbenermittlung Hinrichsen.docx

Damit die Sortierung nach Dateinamen funktioniert, ist dabei die englische Schreibweise Jahr – Monat – Tag wichtig, für Jahr empfielt sich vierstellig. Dabei denke ich insbesondere an Materialzusammenstellungen, die auch mal ins 20. Jahrhundert oder noch weiter zurückgehen können und dennoch nach Entstehungsdatum sortiert werden sollen. Nach ISO 8601 empfielt sich als Trennzeichen der Bindestrich („-„).

Natürlich lassen sich die Dateinamen noch ergänzen, meinetwegen Abkürzungen verwenden, Inhalte genauer beschreiben:

  • 2019-03-02 EE Meiermüllerschmidt – Nachlass Müller.docx
  • 2019-08-07 EE Meiermüllerschmidt – Nachlass Schmidt.docx
  • 2019-10-02 EE Hinrichsen – Nachlass Friedrichsen.docx

Bei einer Ordnerstruktur, die nach Personen/Institutionen geordnet ist, entfällt die Institution im Namen natürlich ganz und der Dateiname „muss“ nur noch die genauen Inhalte beschreiben:

  • 2019-03-02 Nachlass Müller – Auskunft Sterberegister.docx
  • 2019-08-07 Nachlass Schmidt – Auskunft Melderegister.docx
  • 2019-08-07 Nachlass Schmidt – Rechnung.docx

Eine Ausnahme könnt ihr für besonders wichtige, „zeitlose“ Dokumente machen, die ihr immer oben halten möchtet. Deren Dateinamen könnt ihr verschiedene Sonderzeichen voranstellen, etwa #, @ oder _. Ich persönlich bevorzuge den Unterstrich, aber das ist Geschmackssache – und mit mehreren dieser Zeichen ließe sich sogar eine weitere Sortierung bauen.

  • _Ansprechpartner EE Meiermüllerschmidt.docx
  • 2019-03-02 EE Meiermüllerschmidt – Nachlass Müller.docx
  • 2019-08-07 EE Meiermüllerschmidt – Nachlass Schmidt.docx

Exkurs Ordnerstruktur

Insbesondere, wenn ihr wiederkehrende Betreffe habt, überlegt euch, ob ihr Sammelordner (also analog zu Sammelakten) haben wollt oder doch eher „Einzelfallakten“:

  • Anfragen Erbenermittler

oder

  • Anfragen
    • Erbenermittler Meiermüllerschmidt
    • Erbenermittler Hinrichsen

Kann beides seine Vorteile haben, aber entscheides es möglichst frühzeitig – nachträglich auseinander sortieren nervt, auch, wenn ihr euch die Arbeit mit ordentlich strukturierten Dateinamen erleichtert habt. Insbesondere für Angestellte im öffentlichen Dienst oder in größeren Unternehmen bietet es sich an, sich am jeweiligen Aktenplan bzw. der analogen Aktenführung in eurer Institution zu orientieren.

Ansonsten gilt auch für Ordner: Besonders wichtige Ordner lassen sich mit führenden Sonderzeichen „oben halten“:

  • _Vorlagen, Textbausteine
  • Anfragen
  • Bibliothek
  • Interne Dokumente

Versionierung

Ein leidiges Thema, wir haben wohl alle schon solche Dateinamen gesehen (und vielleicht sogar produziert:

  • Aufsatz.docx (Geändert: 13.09.2019)
  • Aufsatz fertig.docx (Geändert: 15.09.2019)
  • Aufsatz final.docx (Geändert: 14.09.2019)
  • Aufsatz final – korr.docx (Geändert: 15.09.2019)
  • Aufsatz final fertig print.docx (Geändert: 16.09.2019)

Dass das doof ist, dürfte selbsterklärend sein. Wenn also die Ordnung eine alphabetische sein soll, schreibt die Version der Datei hinten in den Dateinamen. Denn mit

  • Namensregister Sterberegister Region.xlsx
  • Namensregister Sterberegister Region (1).xlsx
  • Beispielformular.pdf
  • Beispielformular2.pdf
  • Beispielformular_aktuell.pdf

ist wirklich niemandem geholfen – insbesondere, wenn eine Version andere Versionen der Datei überflüssig (weil unvollständig) oder gar ungültig macht. Dann doch lieber so:

  • Namensregister Sterberegister Region 2020-07-03.xlsx
  • Beispielformular (Stand 2020-01-03).pdf

Zeitliche und thematische Nähen zu Beiträgen anderer Blogger sind rein zufällig.

Icons zum Themenbereich Politik

Die bpb betreibt eine „Offene Datenbank Bildsprache Politik„, in der sich Icons/erläuternde Zeichnungen zu verschiedenen Teilbereichen von Politik, aber auch bspw. Wirtschaft(-spolitik) finden.

Eigentlich wohl vor allem für die Erstellung von (Lehr-)Materialien in einfacher und Leichter Sprache und für die Bebilderung von Materialien ohne Text gedacht, können die Materialien auch anderweitig sinnvoll genutzt werden. Einzige Einschränkung: Die Icons stehen unter der recht eingeschränkten Lizenz CC-BY-NC-ND. (Nicht-kommerzielle Verwendung, keine Veränderungen erlaubt – warum das doof ist, wird bei irights.info erklärt)

Awareness Glossar

Nicht nur beim Thema Gender sollten wir auf unsere Sprache achten, auch beim Thema Behinderungen gibt es verschiedene Fallstricke und Worte, Wortkombinationen oder Abkürzungen, die Menschen außerhalb der Behindertenbewegung nicht verstehen.

Ein laufend erweitertes Glossar gibt es auf wiermuesstenreden.blogspot.com (Keine Angst, die Seite ist nur halb so lang, wie der Scrollbalken vermuten lässt – die Betreiber:innen moderieren nur scheinbar die Kommentare nicht)