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Forderungen zur Behördenkommunikation auf Social Media

Das entwickelt sich zur Serie – das Thema hatte ich ja schon zwei mal (Behörden auf Social Media – Stefan Brink meint es ernst mit dem Datenschutz und Forderungen zur Nutzung von Social Media durch Behörden), Netzpolitik.org hat ein schönes Beispiel dafür, wie Behördenkommunikation auf Social Media nicht funktionieren sollte:

Hamburger Polizei auf Twitter: Keine Nachfragen zugelassen (Marie Bröckling, Netzpolitik.org, 19.08.2020)

Die Polizei Hamburg reagiert über einen offiziellen Kanal auf Kritik, nachdem ein Video potentiell illegale Polizeigewalt zeigt, kündigt an, die Vorwürfe zu prüfen – und nutzt eine neue Funktion von Twitter, Antworten (und damit (kritische) Rückfragen) zu deaktivieren. Das erinnert mich fatal an den Irrglauben einiger Menschen, dass Meinungsfreiheit hieße, sie dürften alles behaupten und Meinungsfreiheit hieße, dass sie ein Recht darauf hätten, keine kritischen Reaktionen zu erhalten.

Passend dazu:

Innenministerium will Twitter-DMs schließen, wenn es vor Gericht gegen uns verliert (Arne Semsrott, fragdenstaat.de, 21.08.2020)

Das Innenministerium ist der Auffassung, Twitter-Direktnachrichten seien – anders als bspw. Mails an das Ministerium – „rechtlich irrelevante Korrespondenz“. Darüber könnte man sicher reden, einen besonderen Quellenwert haben die meisten Direktnachrichten sicher nicht – es gibt aber Hinweise, dass das Ministerium Verwaltungsprozesse zumindest über Direktnachrichten anstößt, indem es Nutzer:innen bittet, nähere Details zunächst per Direktnachricht mitzuteilen. Auch, wenn daraufhin nur hingewiesen wird, dass eine Anfrage nur per Mail beantwortet werden könnte oder das Ministerium gar nicht zuständig sei, dürfte es sich hier aber nicht mehr um „rechtlich irrelevante“ Vorgänge handeln.

Sollte das Verwaltungsgericht Frag den Staat bzw. der Open Knowledge Foundation insoweit Recht geben und das Ministerium zur Herausgabe entsprechender Vorgänge verpflichten – sofern dem keine Persönlichkeitsrechte entgegenstehen, hat dieses jetzt angekündigt, die Kontaktmöglichkeit über Direktnachrichten zu schließen. Kann man natürlich machen, ist im Sinne offener Kommunikation aber mindestens fragwürdig. Es wird scheinbar Zeit für eine einheitliche Regelung für (Bundes-) Einrichtungen zur Behandlung von Social Media…

Dateinamen-Rundumschlag

Weil ich immer mal wieder die ein oder andere theoretische Gruseligkeit zu Dateinamen höre oder praktisch sehe, möchte ich mal ein paar Punkte abgeben, die sich als sinnvoll erwiesen haben:

Umlaute in Dateinamen

Just do it. Einigermaßen aktuelle Betriebssysteme können damit umgehen und wenn es doch mal ein System gibt, das das aus Gründen technischen Rückstandes nicht kann, können diese auch unerfahrene Nutzer:innen bspw. mit dem Bulk Rename Utility problemlos auch für größere Dateimengen ändern. Für die lokale Datenhaltung ist das aber wirklich egal und dass andere Nutzer:innen noch Software verwenden, die seit mehreren Jahren keine Updates mehr erhält, sollte kein Grund sein, auf lesbare Dateinamen zu verzichten.

Ausnahmen sollten hier wirklich nur Systeme bilden, die (noch) alternativlos sind, etwa für die Langzeitarchivierung auf Archive.org – aber auch dort können wir wohl davon ausgehen, dass das „Problem“ mal behoben wird, nachdem Webserver mittlerweile (theoretisch) auch mit Umlauten in Domains umgehen können.

Zeichenkodierung

Speichert eure Dokumente als UTF-8. Nicht ASCII, nicht irgendein Windows-ANSI, kein ISO-whatever, UTF-8 hat mehr Zeichen, auch sonst reichlich Vorteile und ist schon länger De-facto-Standard.

Sortierung

Wie Dateien sortiert sein sollen, hängt natürlich immer ein bisschen von persönlichen Vorlieben und dem jeweiligen Anwendungsfall ab. In vielen Fällen wird eine chronologische Sortierung gewünscht sein, etwa bei Rechnungen oder Korrespondenz.

Hier empfielt es sich, nicht nur einen den Inhalt grob beschreibenden Dateinamen zu vergeben, sondern diesem das Datum „rückwärts“ voranzustellen: Jahr (viertellig) – Kurzbeschreibung – Dateiendung. Warum das sinnvoller ist? Mal ein Beispiel, wie die Dateiablage einer digitalen Nutzer:innenakte in einem Archiv aussehen könnte (am Beispiel einer Sammelakte für Erbenermittlungen):

  • Erbenermittlung Meiermüllerschmidt.docx
  • Erbenermittlung Meiermüllerschmidt(1).docx
  • Erbenermittlung Hinrichsen.docx
  • Erbenermittlung Meiermüllerschmidt(2).docx
  • Erbenermittlung Hinrichsen(1).docx

Ja, das kann man über das Datum „zuletzt geändert“ irgendwie sortieren – aber wirklich schön ist was anderes. Wie viel übersichtlicher ist doch das hier:

  • 2019-03-02 Erbenermittlung Meiermüllerschmidt.docx
  • 2019-08-07 Erbenermittlung Meiermüllerschmidt.docx
  • 2019-10-02 Erbenermittlung Hinrichsen.docx
  • 2020-07-02 Erbenermittlung Meiermüllerschmidt.docx
  • 2020-07-11 Erbenermittlung Hinrichsen.docx

Damit die Sortierung nach Dateinamen funktioniert, ist dabei die englische Schreibweise Jahr – Monat – Tag wichtig, für Jahr empfielt sich vierstellig. Dabei denke ich insbesondere an Materialzusammenstellungen, die auch mal ins 20. Jahrhundert oder noch weiter zurückgehen können und dennoch nach Entstehungsdatum sortiert werden sollen. Nach ISO 8601 empfielt sich als Trennzeichen der Bindestrich („-„).

Natürlich lassen sich die Dateinamen noch ergänzen, meinetwegen Abkürzungen verwenden, Inhalte genauer beschreiben:

  • 2019-03-02 EE Meiermüllerschmidt – Nachlass Müller.docx
  • 2019-08-07 EE Meiermüllerschmidt – Nachlass Schmidt.docx
  • 2019-10-02 EE Hinrichsen – Nachlass Friedrichsen.docx

Bei einer Ordnerstruktur, die nach Personen/Institutionen geordnet ist, entfällt die Institution im Namen natürlich ganz und der Dateiname „muss“ nur noch die genauen Inhalte beschreiben:

  • 2019-03-02 Nachlass Müller – Auskunft Sterberegister.docx
  • 2019-08-07 Nachlass Schmidt – Auskunft Melderegister.docx
  • 2019-08-07 Nachlass Schmidt – Rechnung.docx

Eine Ausnahme könnt ihr für besonders wichtige, „zeitlose“ Dokumente machen, die ihr immer oben halten möchtet. Deren Dateinamen könnt ihr verschiedene Sonderzeichen voranstellen, etwa #, @ oder _. Ich persönlich bevorzuge den Unterstrich, aber das ist Geschmackssache – und mit mehreren dieser Zeichen ließe sich sogar eine weitere Sortierung bauen.

  • _Ansprechpartner EE Meiermüllerschmidt.docx
  • 2019-03-02 EE Meiermüllerschmidt – Nachlass Müller.docx
  • 2019-08-07 EE Meiermüllerschmidt – Nachlass Schmidt.docx

Exkurs Ordnerstruktur

Insbesondere, wenn ihr wiederkehrende Betreffe habt, überlegt euch, ob ihr Sammelordner (also analog zu Sammelakten) haben wollt oder doch eher „Einzelfallakten“:

  • Anfragen Erbenermittler

oder

  • Anfragen
    • Erbenermittler Meiermüllerschmidt
    • Erbenermittler Hinrichsen

Kann beides seine Vorteile haben, aber entscheides es möglichst frühzeitig – nachträglich auseinander sortieren nervt, auch, wenn ihr euch die Arbeit mit ordentlich strukturierten Dateinamen erleichtert habt. Insbesondere für Angestellte im öffentlichen Dienst oder in größeren Unternehmen bietet es sich an, sich am jeweiligen Aktenplan bzw. der analogen Aktenführung in eurer Institution zu orientieren.

Ansonsten gilt auch für Ordner: Besonders wichtige Ordner lassen sich mit führenden Sonderzeichen „oben halten“:

  • _Vorlagen, Textbausteine
  • Anfragen
  • Bibliothek
  • Interne Dokumente

Versionierung

Ein leidiges Thema, wir haben wohl alle schon solche Dateinamen gesehen (und vielleicht sogar produziert:

  • Aufsatz.docx (Geändert: 13.09.2019)
  • Aufsatz fertig.docx (Geändert: 15.09.2019)
  • Aufsatz final.docx (Geändert: 14.09.2019)
  • Aufsatz final – korr.docx (Geändert: 15.09.2019)
  • Aufsatz final fertig print.docx (Geändert: 16.09.2019)

Dass das doof ist, dürfte selbsterklärend sein. Wenn also die Ordnung eine alphabetische sein soll, schreibt die Version der Datei hinten in den Dateinamen. Denn mit

  • Namensregister Sterberegister Region.xlsx
  • Namensregister Sterberegister Region (1).xlsx
  • Beispielformular.pdf
  • Beispielformular2.pdf
  • Beispielformular_aktuell.pdf

ist wirklich niemandem geholfen – insbesondere, wenn eine Version andere Versionen der Datei überflüssig (weil unvollständig) oder gar ungültig macht. Dann doch lieber so:

  • Namensregister Sterberegister Region 2020-07-03.xlsx
  • Beispielformular (Stand 2020-01-03).pdf

Zeitliche und thematische Nähen zu Beiträgen anderer Blogger sind rein zufällig.

Hilfsmittel zur Paläografie #1: Die Kurrentschreibmaschine

Das Projekt „Archivführer zur Deutschen Kolonialgeschichte“ bietet unter anderem auch eine „digitale Schreibmaschine“ für verschiedene alte Schriften an. Ziel des Tools ist es nicht, beliebige Texte zu übersetzen, sondern anhand der ausgewählten Buchstaben nach entsprechenden Wörtern im Bestand des Kolonialkorpus zu suchen. Tatsächlich handelt es sich also weniger um eine Schreibmaschine als um ein Tool zur visuellen Identifikation.

Folglich gibt es kein „richtiges“ Einbgabefeld, sondern Benutzer:innen müssen die Buchstaben, die sie „übersetzen“ wollen, anklicken. Das System kennt die Schreibschrift des 18. Jh., die Berthold Mainzer Fraktur, die Deutsche Kurrent, die Greifswalder, Ottilie und Wiegel Kurrent.

Auch eine Übersicht mit einigen Tipps und einer Alphabettabelle gibt es im Projekt.

Leider (scheinbar?) nicht Open Source.

(via Schmalenstroer und Ostalbum, ja, das ist nicht neu…)

Demokratische, neutrale Bibliotheken?

Zwei Beiträge aus BuB – Forum Bibliothek und Information, 71.2019:

Kein Schlussstrich!

Ergänzend zu gestern ein Kommentar von Frank Bräutigam zum Urteil gegen einen SS-Wachtmann im KZ Stutthof in der letzten Woche:

Zwei Jahre auf Bewährung. Er muss im hohen Alter nicht mehr ins Gefängnis. Aber die Opfer des Holocaust und ihre Hinterbliebenen haben einen Anspruch darauf, dass die Justiz heute keinen Schlussstrich zieht und ermittelt, solange es geht. Für diese Ermittlungen ist die Zentrale Stelle zur Aufklärung von NS-Verbrechen in Ludwigsburg ein sehr wichtiger Akteur. Mord und Beihilfe zum Mord verjähren nicht.

Frank Bräutigam: Kein Schlussstrich! tagesschau.de vom 23.07.2020

Why still remember?

Schon älter, aber immernoch aktuell:

gnaddrig erklärt, warum „irgendwann muss mal Schluss sein, wir tragen keine Schuld!“ in Bezug auf den Holocaust Unsinn ist und Gedenken und Aufarbeitung weiterhin wichtige Themen sind:

Es ist nicht Schluss, und es wird in absehbarer Zeit auch nicht Schluss sein mit den alten Geschichten. Und wann Schluss ist, haben nicht wir zu entscheiden. Wir können kein Ende verlangen, höchstens auf Vergebung hoffen, wobei Vergeben nicht gleich Vergessen ist.

gnaddrig: „Irgendwann muss doch mal Schluss sein!“ (21.04.2013)